Privacy beleid van Eva Vow
Algemeen
Dit is het privacy beleid van Eva Vow. Eva Vow is een Vereniging van vrouwelijke zelfstandige ondernemers uit Westland.
1.Persoonsgegevens van wie.
Eva Vow bewaart de persoonsgegevens van de leden, die via schriftelijke correspondentie verkregen zijn.
2.Welke persoonsgegevens en waarom.
a. leden
De persoonsgegevens van leden betreffen de naam, voornaam, voorletters, adres, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer(s). Het doel hiervan is met leden te kunnen communiceren over activiteiten.
3.Verantwoordelijkheid, opslag, toegang en inzage.
Het bestuur is eindverantwoordelijk voor het privacy beleid. Alle bovenvermelde persoonsgegevens worden bewaard in één beveiligd MS Excel bestand dat door de secretaris worden bewaard en beheerd. Dit wordt op een lokale computer, voorzien van een wachtwoord, bewaard en regelmatig van een back-up voorzien.
i. De persoonsgegevens van leden worden bewaard zolang zij eigenaar of huurder van het appartement zijn.
ii. De persoonsgegevens van bezoekers worden bewaard tot de toestemming daartoe wordt ingetrokken. In principe heeft alleen het bestuur toegang tot de gegevens. Leden kunnen bij de secretaris inzage vragen in hun eigen persoonsgegevens en deze desgewenst laten wijzigen of verwijderen.
4.Toestemming en klachten
Conform de AVG wordt aan leden geen expliciete toestemming gevraagd. Wel wordt in toekomstige mailings de mogelijkheid gegeven om de toestemming te beëindigen. Aan nieuwe leden, bezoekers en donateurs wel wordt gevraagd om expliciete toestemming voor het opslaan van de bovengenoemde gegevens met bovengenoemd doel. Klachten kunnen via de secretaris worden ingediend bij het bestuur.
Bij e-mails aan leden wordt een vaste tekst opgenomen:
“Eva Vow bewaart van leden de naam, voornaam, voorletters, adres, e-mailadres en (mobiele) telefoonnummer. Indien gewenst kunt u bij de secretaris uw eigen gegevens inzien, wijzigen of laten verwijderen. Ons privacy beleid is te vinden op onze website.”
5.Bescherming
Door het beheer van alle persoonsgegevens bij de secretaris te beleggen en door met leden afspraken te maken over de werkwijze bij onderlinge communicatie, wordt nagestreefd dat onbevoegden onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien. Hieronder valt de afspraak dat mailings naar alle leden en groepen bezoekers of donateurs alleen met blinde mailadressen (BCC) worden verstuurd. Maatregelen die verder zijn genomen om te voorkomen dat anderen onbedoeld persoonsgegevens kunnen inzien, bestaan uit:
– Opslag op één lokale beveiligde computer
– Bestand is beveiligd met een (sterk) wachtwoord
6.Externe partijen
Er zijn geen derden die toegang hebben, krijgen, of mogen verkrijgen tot de persoonsgegevens die de vereniging bewaart.
7.Datalekken
Indien zich onverhoopt een datalek voordoet zal het bestuur zorgen voor documentatie, naar bevind van zaken handelen en indien aan de orde bij de betreffende overheidsinstanties melding doen.
8.Inwerkingtreding, evaluatie en publicatie van het beleid
Het privacy beleid van Eva Vow is door het bestuur vastgesteld op 24 mei 2018 en gaat in op 25 mei 2018. Dit beleid wordt besproken op de ALV van 2019 en geëvalueerd in de ALV van 2020. Het beleid is gepubliceerd op de website.